国际会议申报须知

（2025.9版）

一、在我国境内（不含港澳台地区）举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议，需报教育部审批。与会者来自2个国家的会议为双边会议，管理办法参见国际会议。会议的举办形式包括线下、线上和线上线下相结合的方式。未经批准，任何单位和个人不得对外申办或承诺举办国际会议。

二、国际会议类型

1. 一般性国际会议

（1）外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议；

（2）外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的专业或学术性国际会议。

2. 重大国际会议

（1）联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；

（2）联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；

（3）事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；

（4）外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；

（5）外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；

（6）邀请党和国家领导人出席的国际会议。

三、申报时间

请按以下类别和时间要求在国际会议申报系统“中国教育系统学术会议云平台”（http://econf.hust.edu.cn）上报会议和相关申请文件：

会议形式	会议类型	校内申报时间要求
线下\线下线上相结合	一般	至少在会议日期前3个半月
线下\线下线上相结合	重大	预报后至少在会议日期前5个半月
线上	一般	至少在会议日期前1个月
线上	重大	预报后至少在会议日期前3个半月

* 如涉及京外地点办会，须在申报时间前取得当地省外办的同意函。

* 建议申请在珠海校区办会的校内主办单位在会前六个月联系珠海校区国际交流与合作办公室咨询广东省最新政策。（珠海校区国际办王老师，0756-3621053，Kathywang@bnuz.edu.cn，）

四、国际会议管理流程：

1. 上报教育部审批管理流程

2. 学校自行审批管理流程

根据教育部最新通知，自即日起开展试点高校自行审批在华举办的部分自然科学类国际会议工作。

我校自行审批的国际会议应符合以下全部条件：(1）属于自然科学类会议，不涉及尖端科技、军事技术、武器装备、航空航天、生物技术、基因数据、边界海洋、密码技术等领域；(2）会议总人数小于500人，且外宾人数小于50人；(3）不邀请党和国家领导同志和国外政要及前政要出席；(4）不涉及驻华使领馆人员出席会议。

符合以上范围的会议学校自行审批并向教育部报备。校内会议主办单位须在会议举办日期前1个月在国际会议申报系统上报会议，审批流程如下：

五、会议申报注意事项

1. 会议的名称须用中文。会议名称不建议使用“高峰论坛”、“国际论坛”、“峰会”、“全球大会”、“第一届”、“首届”等。只有中方和外方参加涉及2个国籍的会议不属于国际会议，应为双边会议，也需申报，管理办法参见国际会议，只是命名时建议不要使用“国际会议”或者“双边会议”，直接用“XX 会议即可”。

2. 国外代表的单位和职称职务应为中文，如若为官员或者重要组织负责人，也需注明翻译的中文名；中国港澳台地区代表名字需用中文。

3. 在获得教育部正式会议批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。原则上应在拟对外承诺举办会议的日期前3个半月申报会议。

4. 国际会议是属地化管理，如办会地点为京外，在正式申报会议时须在系统提交“当地省外办批复件”扫描件。

5. 与境外非政府组织合作举办或接受其资助举办的国际会议，须按照《境外非政府组织境内活动管理法》规定，依法在会前到属地省级公安机关履行临时活动备案手续。

6. 重大国际会议预报每年一次，必须按时限预报，逾期不得补报。邀请国家领导人、正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文）。

7. 举办国际会议要目的明确、主题鲜明，不得举办内容重复、宽泛的国际会议。要严格控制会期、会议规模和会议规格。中外参会代表的比例应适当，不得利用举办国际会议之名行创收营利之实。

六、获批会议注意事项：

1、一般会议不邀请党和国家领导人或国外政要或前政要出席。

2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如需更改，须在原定会议时间前至少15天在平台上申请变更，由学校审核通过后报教育部审批。会议举办后不能申请变更。

3、在会议的筹备及举办过程中，会议主办单位和学术负责人必须严格把关，将会议活动限定在学术讨论范畴，提前了解与会代表主要观点，防止出现敏感问题。请认真做好会议组织和预案工作，加强中方与会人员的保密纪律教育，切实做好会议期间网络安全防护和保密工作。防止出现"两个中国"和"一中一台"等敏感问题，尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

七、会议后总结材料要求：

1、会议负责人必须在会议结束后２个月内，在国际会议报批平台将会议的学术总结（至少3000字）、统计表、重要照片3-5张(JPG格式，3500*2500像素)、论文集（1份）、到会国内外代表名单等材料提交到平台。

2、会议照片可包括开幕式，会议代表合影，会场全景，会议发言人，会议重要活动，主席台，闭幕式等，须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3、国际会议学术总结须述明：

（1）会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人，与会中、外宾实到人数（港、澳、台学者列入中方代表），收到中、外论文数，论文集出版情况（注：不要采用答问形式撰写）。

（2）会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况，国际上本学科的动向、趋势、水平和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；收获和成果，对会议学术水平的评价和效益评估，通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（4）总结报告由会议学术负责人组织撰写和签名，如以单位名义撰写，署明联系人，联系电话和Email地址。国际处将对总结内容是否丰富、翔实和完整进行审核。

系统填报指南

1 注册及登录

网址：http://econf.hust.edu.cn

注意：请使用谷歌浏览器或者360浏览器极速模式。

进入中国教育系统学术会议云平台，点击“会议申报”——“进入会议申报系统”。

如此前已在平台注册，可直接用已有账号登录。若此前未注册，请点击“立即注册”按钮，进入注册页面。

1.1 注册

平台新用户用手机号注册。

注册后，请完善以下信息，方能进入申报页面。

姓名：请输入真实姓名，便于账号审核。
工号：请输入您的真实教工号，便于账号审核。若无单位工号，可不填。
所属高校：请在下拉框中选择您所在的高校，如果找不到所需高校信息，请和学校国际处联系。
所属院系：请在下拉框中选择您所属院系，如果找不到所需院系信息，请和学校国际处联系。
激活邮箱：请输入您的单位邮箱账号（无须填写后缀名）。此处只能填入单位邮箱，以核验身份。每个邮箱只能注册一次。
验证码：请输入图片中的验证码。

点击“激活”按钮，系统将发送一封邮件至您的单位邮箱。邮件包含了激活该账户所需要激活链接，申请人可以点击邮件中的激活链接激活账户。

激活帐户后，即将跳转国际会议报批平台。您将以教职工用户身份进入本平台，可以提交国际会议申请。

1.2 用户信息

您可以点击右上角用户名或点击“系统设置”，以修改或查看个人信息。

电话：请填写办公电话。
职称：请填入职称。
备注：请填入其他需要说明的信息。
用户角色：教职工用户身份，具备提交会议预报和会议申报的权限。
全部填写完成后请单击“保存”按钮。

1.3 修改密码

在主平台顶端点击用户名，可以修改登录密码。

2 国际会议预报

2.1 预报添加操作步骤

点击“国际会议预报添加”字段，进入填写申请信息页面，按照提示填写，完成后点击“提交”按钮即可。

国际会议预报添加填写说明：

申请人信息

请如实填写姓名、教工号、职称等信息。“姓名”默认为用户名，“申报单位”请填写学校名称，“所在院系”请填写院系全称，“手机”请填写11位手机号码，“电子邮件”可填写常使用的联系邮箱（不局限于单位邮箱）。

会议基本信息

“会议名称”请如实填写中英文名称；

“开会时间”须选择下一年开会的大致日期；

“拟对外承诺日期”是指：1对学校自主举办的国际会议类，是拟向外发出会议1号通告的日期；2对申办、承办等国际会议类，是拟向外方单位正式申请的日期。

“是否本地”是指是否在申报单位所在地举办，请勾选后填入具体地址。

“会议类型”请选择自然科学或社会科学。自然科学包括数学、物理学、化学、生物学、天文学等基础科学和医学、农学、气象学、材料学等应用科学。社会科学包括哲学类、经济学类、法学类、教育学类、文学类、艺术类、历史学类、管理学类、政治学类、马克思主义理论类、新闻传播学类、社会学类、中国语言文学类、外国语言文学类等多个学科的所有专业。

“会议规模”请按照参会人数及情况选择一般国际会议和重大国际会议其中之一。

“国内代表数”和“国外代表数”须填写预估的参会代表人数。

“会议举办方式”请据实选择，并分别填写主办单位、协办单位、承办单位、合办单位的中英文全称。主办单位：指会议的发起单位；承办单位：指会议的具体实施单位；协办单位：指会议实施过程中提供协助或赞助的单位。

“经费来源”请填写经费来源及预算金额。